Yrityksen kulut koostuvat kiinteistä kuluista, muuttuvista kuluista, omasta palkasta ja piilokuluista, jotka unohtuvat helposti. Yrittäjän kannattaa tuntea kaikki neljä ryhmää, koska kannattavuus syntyy vasta kun ne kaikki on katettu.
Moni aloittava yrittäjä laskee kuluiksi vain sen, mikä näkyy laskuina. Jäljelle jäänyttä rahaa pidetään voittona, vaikka siitä puuttuu oma palkka, verot ja varautuminen hiljaisiin kuukausiin. Silloin kannattavuus on näennäistä.
Käymme kulut läpi ryhmittäin ja lopuksi katsomme, miten erotat oikean kannattavuuden hyvästä sattumasta. Summat ovat aina oman yrityksesi, joten niitä ei tässä esitetä.
Kiinteät kulut juoksevat vaikka myyntiä ei olisi
Kiinteät kulut maksetaan joka kuukausi riippumatta siitä, paljonko myyt. Ne luovat yrityksesi kuukausittaisen pohjan, joka pitää kattaa ennen kuin yrityksestä jää mitään.
Kiinteitä kuluja ovat esimerkiksi vuokra, ohjelmistot ja tilaukset, puhelin, vakuutukset, kirjanpito ja yrittäjän pakolliset eläkemaksut. Kun tarkastelet niitä yhdessä, huomaat usein, että moni pieni tilaus kasvaa yhteensä yllättävän suureksi. Käy lista läpi säännöllisesti.
Kiinteän kulun vaara on se, että sen voi lopettaa vain tietyn irtisanomisajan jälkeen. Sopimukset sitovat, vaikka myynti hiljenisi. Siksi kannattaa miettiä ennen jokaista uutta sitoumusta:
- tarvitsenko tämän päivittäin vai vain joskus
- voinko irtisanoa sopimuksen nopeasti
- onko edullisempi vaihtoehto olemassa
Hyvä periaate on pitää kiinteät kulut mahdollisimman matalina alkuvaiheessa. Kun myynti on vakiintunut, voit lisätä sitoumuksia harkiten.
Muuttuvat kulut seuraavat myyntiä
Muuttuvat kulut kasvavat ja pienenevät myynnin mukana. Ne syntyvät vain, kun teet työtä tai myyt tuotteen, joten ne pienenevät hiljaisina kuukausina ja kasvavat kiireen aikana.
Tyypillisiä muuttuvia kuluja ovat materiaalit, alihankkijat, matkat, maksupäätteen kulut ja myyntiin sidotut provisiot. Tuotteita myyvällä yrittäjällä suurin muuttuva kulu on yleensä ostettu tavara, palveluyrittäjällä taas alihankinta.
Muuttuvien kulujen merkitys näkyy kateessa. Kate on myynnin ja muuttuvien kulujen erotus, ja sillä katetaan kiinteät kulut sekä oma palkka. Jos kate on ohut, myynnin kasvattaminen ei yksin ratkaise ongelmaa.
Tarkista jokaisen tuotteen tai palvelun kate erikseen. Joskus vilkkain tuote on se, joka syö eniten, koska siihen kuluu paljon materiaalia tai aikaa suhteessa hintaan. Katso lisää siitä, miten hinnoittelet palvelusi yksinyrittäjänä.
Oma palkka on kulu, ei jäännöserä
Oma palkkasi on yrityksen kulu, ja se pitää kattaa myynnistä ennen kuin voit puhua kannattavuudesta. Jäännöserä, joka jää kun muut kulut on maksettu, ei ole palkka vaan sattumaa.
Moni yrittäjä ottaa rahaa vasta kun on tilaisuus. Tulos on epäsäännöllinen ja yrityksen todellinen kannattavuus jää hämärän peittoon. Jos nostat vain sen, mitä jää, et tiedä, olisiko sama työ palkkatyönä kannattanut paremmin.
Aseta itsellesi tavoitepalkka ja kirjaa se osaksi budjettia. Silloin näet, kuinka paljon myyntiä tarvitaan, jotta yritys kantaa sekä kulut että sinut. Toiminimessä palkka ei ole kirjanpidollinen kulu, mutta ajatustasolla se kuuluu laskelmaan joka tapauksessa.
Taulukkoon on koottu kulutyyppien ero.
| Kulutyyppi | Esimerkki | Käyttäytyminen |
|---|---|---|
| Kiinteä | Vuokra, ohjelmistot, vakuutukset | Pysyy samana myynnistä riippumatta |
| Muuttuva | Materiaalit, alihankinta, matkat | Seuraa myyntiä |
| Oma palkka | Tavoitetulo ja sosiaaliturva | Pitää kattaa ennen voittoa |
| Piilokulu | Hiljaiset kuukaudet, uusiminen | Syntyy epäsäännöllisesti |
Piilokulut jotka unohtuvat budjetista
Piilokulut ovat menoja, joita ei muista budjetoida, mutta jotka tulevat varmasti vastaan. Niitä ovat esimerkiksi varautuminen hiljaisiin kuukausiin, laitteiden uusiminen ja veroihin varattava osuus tuloksesta.
Piilokulut syntyvät siitä, että arvio perustuu parhaaseen mahdolliseen kuukauteen. Todellisuudessa vuoteen mahtuu laskuja, jotka tulevat harvoin mutta suurina. Tuore yrittäjä huomaa ne yleensä vasta kun ne osuvat omalle kohdalle.
Muista erityisesti nämä:
- verovaraus, joka kertyy tuloksesta jo ennen veroilmoitusta
- laitteiden, ohjelmien ja työkalujen uusiminen
- oma loma ja sairausaika, jolloin laskutus on nolla
- maksuviiveet, jotka venyttävät kassaa
- kirjanpidon ja neuvonnan kulut
Hyvä tapa on siirtää piilokuluja varten kuukausittain osa tuloista erilliselle tilille. Näin yllättävä lasku ei vaaranna yrityksen arkea. Pohdi myös tulevaa kasvua: ensimmäinen työntekijä muuttaa kulurakenteen kokonaan.
Näin erotat kannattavan kuukauden sattumasta
Kuukausi on kannattava vasta, kun myynti kattaa muuttuvat kulut, kiinteät kulut, oman palkkasi ja verovarauksen. Pelkkä positiivinen tilisaldo ei todista mitään.
Yksi hyvä kuukausi voi johtua yhdestä isosta laskusta tai viivästyneestä menosta. Silloin tulos on sattumaa, ei toimivaa liiketoimintaa. Vertaa siksi kuukausia toisiinsa ja katso useamman jakson keskiarvoa, älä vain viimeisintä.
Seuraa kolmea lukua. Ensimmäinen on kate, eli paljonko myynnistä jää muuttuvien kulujen jälkeen. Toinen on kiinteiden kulujen taso. Kolmas on se myynnin määrä, jolla yritys juuri ja juuri kattaa kaiken, eli kannattavuusraja.
Kun tunnet nämä kolme, voit päättää järkevästi hinnoista, tarjonnasta ja palkkaamisesta. Jos kannattavuusraja ylittyy vain hyvinä kuukausina, yrityksellä on rakenteellinen ongelma, joka ei korjaudu pelkällä toivolla.
Usein kysytyt kysymykset
Mitkä ovat yrityksen tyypillisimmät kiinteät kulut?
Tyypillisiä kiinteitä kuluja ovat vuokra, ohjelmistot ja tilaukset, vakuutukset, puhelin- ja nettiyhteydet, kirjanpito sekä yrittäjän pakolliset eläkemaksut. Ne maksetaan joka kuukausi tai vuosi myynnistä riippumatta. Käy lista läpi säännöllisesti ja karsi tilaukset, joita et käytä.
Pitääkö oma palkka laskea kuluksi?
Kannattavuuden laskelmassa pitää, vaikka kirjanpito ei aina käsittele sitä kuluna. Jos oma palkka ei sisälly laskelmaan, yritys näyttää kannattavammalta kuin on. Aseta tavoitepalkka osaksi budjettia ja katso, riittääkö myynti kattamaan sen kulujen lisäksi.
Mitä piilokuluja aloittavalla yrittäjällä on?
Aloittavan yrittäjän piilokuluja ovat veroihin varattava osuus, laitteiden uusiminen, oma loma ja sairausaika, maksuviiveet sekä kirjanpidon ja neuvonnan kulut. Ne eivät näy kuukausilaskuissa, mutta ne tulevat varmasti. Varaa kuukausittain osa tuloista erilliselle tilille valmiiksi.
Miten seuraan kuluja käytännössä?
Kirjaa jokainen kulu heti, kun se syntyy, ja luokittele se kiinteäksi tai muuttuvaksi. Käy tulos läpi kerran kuussa ja vertaa edelliseen jaksoon. Tarkka ja säännöllinen seuranta paljastaa trendit ajoissa, kun taas kerran vuodessa tehty tarkistus paljastaa ne liian myöhään.
Milloin kulut ovat liian suuret suhteessa myyntiin?
Kulut ovat liian suuret, kun myynnistä ei jää kattamaan oman palkan, verojen ja varautumisen osuutta. Tarkka suhde vaihtelee alan mukaan, joten vertaa omaa tilannettasi saman alan yrittäjien kokemuksiin. Selvä merkki on se, että kassa on jatkuvasti tyhjä, vaikka työtä riittää.