Reska

Avainsana: kannattavuus

  • Näin tunnistat kannattamattoman asiakkaan

    Näin tunnistat kannattamattoman asiakkaan

    Kannattamaton asiakas syö voittoa hämärissä olevista tunneista. Tunnistaminen on vaikeaa, koska asiakas näyttää suurelta laskuttavana tulona, mutta suljetut tunnit ja häiriöt tekevät siitä tappiollisen. Paikalliset merkit varoittavat ennen kuin on liian myöhäistä.

    Laske mukaan myös se aika jota et laskuta

    Kannattamattomat asiakkaat kuluttavat enemmän aikaa kuin mitä laskutat. Laskutat kahden tunnin työtä, mutta kulunut aika on neljä. Loput kaksi tuntia ovat pois voittosi pois.

    Laskuttamaton aika tulee kahdesta lähteestä: asiakkaan muutokset ja vaatimukset, joista et ole neuvotelleet lisähintaa, ja omat pellyt, joissa ratkot asiakkaan ongelmat itseksesi sen sijaan, että veloittaisit siitä. Nämä vähentävät marginaalin nollaan tai negatiiviseen.

    Kirjoita tunneissa, mitä teet ja kenelle. Jos näet, että asiakkaalle käytät enemmän aikaa kuin laskutat, asiakas on kannattamaton, vaikka kuukausilasku näyttää suurelta. Tuntikirjaus paljastaa totuuden.

    Aloita tuntikirjanpito pienestä: kirjaa kahden viikon ajan jokaisen asiakkaan viestit, puhelut ja korjauskierrokset erikseen. Moni yllättyy siitä, kuinka suuri osa ajasta kuluu muuhun kuin varsinaiseen työhön. Kun tiedät todellisen ajan, voit verrata sitä tuntihintaan. Jos hinta ei kata työtä, näin hinnoittelet palvelusi yksinyrittäjänä auttaa laskemaan sen uudelleen.

    Muista myös menetetty tilaisuus. Kun vaativa asiakas täyttää kalenterisi, et ehdi tarjota tilaa uusille, paremmin sopiville toimeksiannoille. Tämä piilokustannus ei näy missään laskelmassa, mutta se on usein suurin.

    Jatkuva tinkiminen kertoo arvostuksesta

    Asiakas, joka neuvottelee jokaisesta laskusta, ei arvosta sitä mitä teet. Arvostuksen puute johtaa lopulta liian alhaiseen hintaan eikä kunnioittavaan suhteeseen.

    Ensimmäinen tinkiminen on normaalia, mutta toistuva tinkiminen merkitsee, että asiakas näkee palveluasi hyödykkeenä, ei asiantuntemuksena. Heillä on budjettisäännöllinen raja, ja sinun on pakko laskeutua alle sen rajan. Tämä palaute silmukkaa: alhaisempi hinta merkitsee vähemmän aikaa tuottaa paremman tuloksen, mikä johtaa hyllätyneeseen asiakkaaseen.

    Kannattavat asiakkaat neuvottelevat kerran ja hyväksyvät hinnan. Jos asiakas tinkii jatkuvasti, hänen arvostuksensa sinua kohtaan on heikko.

    Tinkimisen ja perustellun neuvottelun ero on siinä, mihin kysymys kohdistuu. Hyvä asiakas kysyy, mitä saa tällä hinnalla ja mitä lisäpalvelu maksaisi. Huono asiakas kysyy, voisiko sama työ tehdä halvemmalla. Vastaa jälkimmäiseen rajaamalla sisältöä, älä alentamalla hintaa. Silloin hinta pysyy ja asiakas saa vähemmän, mikä on reilu vaihtokauppa.

    Maksukäyttäytyminen näkyy ensimmäisestä laskusta

    Asiakas, joka maksaa laskun muutamassa päivässä, on eri asia kuin asiakas, joka maksaa 60 päivän maksuajalla. Maksuajalla pitkittäminen merkitsee rahan sitoutumista, mikä on kustannus sinulle.

    Myöhästyminen on vielä selvempi merkki. Asiakas, joka maksaa aina muutama päivä myöhässä, kertoo, että sinun olemassaolosi ei ole prioriteetti heidän maksukalenterissaan. Tämä merkitsee huonoa asiakassuhteen hallintaa. Jokainen myöhästymisen päivä on rahaa, joka ei ole sinulla.

    Maksuehtojen noudattaminen on ammattimaisuuden merkki. Jos asiakas laiminlyö sen ensimmäisestä laskusta alkaen, käytös jatkuu ja pahentuu. On aika keskustella maksuehdoista tai lopettaa yhteistyö.

    Myöhästymisen ei tarvitse olla suuri, jotta se kertoo jotain. Jos ensimmäinen lasku myöhästyy ilman selitystä, lähetä muistutus heti ja kysy, onko jokin epäselvää. Ammattimainen asiakas vastaa nopeasti ja korjaa asian. Jos vastausta ei tule, tiedät jo, miltä tulevat kuukaudet näyttävät, ja voit vaatia ennakkomaksun ennen seuraavaa työtä.

    Työn rajaus hämärtyy pikkuhiljaa

    Kauppa alkoi tietyissä rajassa. Asiakas kysyy muuta, sitten vielä muuta, ja pian teet kaksi kertaa enemmän kuin sovittiin, samalla hinnalla. Kannattamaton asiakas vetää rajaa portaittain, kunnes olet suorastaan omien palvelujen orja.

    Jos asiakas pyytää jotain, joka on sopimuksen ulkopuolella, neuvottele lisähintaa heti. Älä tee sitä ilmaiseksi ja sano, että laskutat seuraavalla kerralla. Se ”seuraava kerta” tulee liian usein ilmoittamattomasti. Heti-neuvottelu asettaa selkeän rajan ja osoittaa, ettei olet ihminen, joka tekee ylimääräistä ilmaiseksi.

    Sopimuksen selkeys on voittavan asiakassuhteen perustus.

    Rajauksen hämärtymistä ehkäisee parhaiten kirjallinen työkuvaus ennen aloitusta. Kirjaa siihen, mitä työ sisältää, montako korjauskierrosta kuuluu hintaan ja mitä tapahtuu, kun pyyntöjä tulee lisää. Kun asiakas pyytää jotain ylimääräistä, viittaa kuvaukseen sen sijaan että väittelisit. Kiista muuttuu silloin sopimuskysymykseksi eikä henkilökohtaiseksi riidaksi.

    Näin irtaudut asiakkaasta siististi

    Kannattamattomasta asiakkaasta irtautuminen on vaikea, koska lasku näyttää suurelta ja asiakas saattaa olla näkyvä. Mutta kannattamattomuus on kannattavuutta syövä syöpä. Seuraava asiakas, joka ottaa sen paikan, voi olla kannattava.

    • Ajankohtainen loppukeskustelu. Kerro, että arvioit asiakassuhdetta ja huomaat, ettei se toimi optimaalisesti kummallekkaan. Ehdota, että etsit paremmin sopivaa toimittajaa heille.
    • Vaihtoehtoinen toimittaja. Itse asiassa tuo niille kilpailija, jonka tiedät olevan halvempi tai sopivampi. Tämä tekee siitä ammattimaisesti ja ei henkilökohtaisesti.
    • Siirtymäaika. Anna 30 päivän varoitusajan ja auta siirtymisessä. Näin sinulla on mainetta pyyteettömyyden myötä, etkä jää pahoiksi.
    • Selvät ehdot. Elinkuukauden lopussa asiakkuus päättyy. Ei välimuodossa, ei ”voitte soittaa myöhemmin”. Selvä loppu on kunnioittava loppu.

    Irtautuminen pelottaa, koska tulot pienenevät heti. Yleensä vapautuva aika kuitenkin mahtuu uudelle, paremmin maksavalle asiakkaalle, jos käytät sen myyntiin. Laske ennen päätöstä, mitä menetät rahana ja mitä saat takaisin tunteina. Siitä, miten riippuvuus yhdestä huonosta asiakkaasta voi kaataa koko yrityksen, kerrotaan artikkelissa miksi osa yrityksistä kaatuu kolmessa vuodessa.

    Usein kysytyt kysymykset

    Mistä tunnistan kannattamattoman asiakkaan?

    Merkkejä on kolme:

    • käyttämäsi tunti ylittää laskuttamasi ajan
    • jatkuva tinkiminen ja maksujen myöhästyminen
    • työn rajauksen hämärtyminen, kun asiakas pyytää enemmän ilmaiseksi

    Jos nämä kolme ovat läsnä, asiakas on kannattamaton.

    Pitääkö palavereista laskuttaa?

    Kyllä. Asiantuntemuksen antaminen palaverissa on työtä, ja sitä pitää maksaa. Ensimmäinen vapaa konsultaatio on kohteliaisuus, mutta jatkuvat palaverit ilman laskutusta merkitsevät, että asiakas ei arvosta aikaasi. Kirjoita palaverit aika­arkiisi ja laskuta niistä.

    Mitä teen jos asiakas maksaa aina myöhässä?

    Alkaa laskuttaa viivästyskorko tai vaadi maksua etukäteen seuraavista palveluista. Kirjoita se sopimukseen selvästi. Jos asiakas kieltäytyy, se merkitsee, että hän ei kunnioita sopimusta. On aika harkita irtautumista.

    Miten kieltäydyn työstä kohteliaasti?

    Kerro, että sinulla ei ole kapasiteettia ottaa lisätyötä sopimuksen ulkopuolelta. Ehdota, että jos heillä on tarve laajemmille palveluille, voitte puhua uudesta sopimuksesta uusilla ehdoilla. Ammattimaisuus on rehellisyys, ei kyllä kaikkeen.

    Kannattaako hintaa korottaa vai lopettaa yhteistyö?

    Jos asiakas on kannattamaton, hintaa korottaa. Jos asiakas hyväksyy ja käyttäytyminen muuttuu (pienempää tinkiminen, maksaminen ajallaan), jää mukaan. Jos asiakas kieltäytyy korotuksesta tai jatkaa kannattomuuden merkkejä, on lopettamisen aika. Rahaa ei tule edullisen asiakassuunnan kustannuksella.

  • Miksi osa yrityksistä kaatuu kolmessa vuodessa

    Miksi osa yrityksistä kaatuu kolmessa vuodessa

    Monista yrityksistä noin kolmanneksesta tulee kannattamattomia kolmen vuoden sisällä. Tämä ei ole sattumaa, vaan useiden systemaattisten virheiden seurausta. Yleisimmät syyt liittyvät näihin:

    • rahan loppumiseen
    • hinnoitteluun
    • asiakkaisiin
    • yrittäjän kuormitukseen

    Nämä voidaan nähdä etukäteen.

    Kassa loppuu ennen kuin kannattavuus alkaa

    Kasvava yritys syö rahaa nopeammin kuin tuottaa sitä. Yrittäjä säästää väärillä paikoilla ja epäonnistuu rahavirran hallinnassa. Kassan loppuminen on kuolettavampi kuin kannattamattomuus.

    Kannattava yritys voi silti kuolla, jos sillä ei ole käteisvaroja maksaa laskuja. Tämä tapahtuu erityisesti silloin, kun asiakas ei maksa kauden lopussa, vaan vaatii maksuaikaa. Yrittäjä ei voi maksaa omia laskujaan odottaessaan asiakkaan maksua.

    Rahavirran suunnittelu on kriittisempi kuin kannattavuussuunnittelu uusille yrityksille. Yritys voi olla kannattava paperilla, mutta kuollut kassassa. Monet yrittäjät eivät ymmärrä eroa näiden välillä ennen kuin on liian myöhäistä.

    Käytännössä kassakriisi alkaa usein pienestä: yksi iso lasku erääntyy ennen kuin edellinen myyntilasku on maksettu. Laadi siksi yksinkertainen kassaennuste, josta näkyy viikoittain, mitä tulee sisään ja mitä lähtee ulos. Ennuste ei ole tarkka, mutta se näyttää putoamisen etukäteen. Mieti samalla, mitkä kulut ovat kiinteitä ja mitkä siirrettävissä, mistä kerrotaan lisää jutussa mistä yrityksen kulut koostuvat.

    Hinnoittelu asetettiin alussa liian matalaksi

    Aloittava yrittäjä häntää asiakkaista liian halvoilla hinnoilla. Kun paineet kasvavat, hintaa ei voi nostaa merkittävästi ilman asiakkaiden menetystä.

    Liian matala hinta näyttää vahvalta strategialta alussa: asiakkaat tulevat helposti ja yritys kasvaa nopeasti. Mutta kasvaessa kiinteät kulut voivat ajaa yrityksen kannattamattomaksi, koska marginaalit ovat liian kapeat. Hintaa nostettaessa vanhat asiakkaat voivat lähteä, ja uusien asiakkaiden hankinta tulee kalliiksi.

    Alkuperäinen hinnoittelu on kriittinen. Liian halpa hinta on yrityksen pitkäaikaiselle elämälle vaarallisempi kuin liian korkea hinta, koska liian korkeasta hinnasta voi pudota, mutta liian matalasta hinnasta on vaikea nousta.

    Hinnan nostaminen tuntuu vaikealta, koska asiakkaiden lähtöä pelkää. Käytännössä uusi asiakas ottaa korotetun hinnan vastaan helpommin kuin vanha, joten korotus kannattaa aloittaa uusista tarjouksista. Vanhoille asiakkaille voi ilmoittaa muutoksesta hyvissä ajoin ja perustella sen. Useimmiten muutama asiakas valittaa, mutta harva oikeasti lähtee.

    Yksi asiakas muodosti liian suuren osan myynnistä

    Jos yksi asiakas edustaa yli 20 prosenttia myynnistä, yritys on kriittisesti riippuvainen siitä asiakkaasta. Kun se asiakas päättää lopettaa tai neuvottelee halvemmaksi, yritys kärsii pahoista iskuista.

    Asiakkaiden hajauttaminen on keskeinen riskinhallintatekijä. Yritys, jossa on kymmenen tasankoista asiakasta, selviää yhden menetystä. Yritys, jossa on yksi iso ja kymmenen pientä asiakasta, on vaarassa, jos iso asiakas lähteää.

    Tämä tapahtuuu usein silloin, kun yritys hakee kasvua nopeasti ja tekee suurta sopimusta yhdelle asiakkaalle. Kasvu näyttää hyvältä, mutta riskiprofiili huononee dramaattisesti.

    Asiakasriippuvuus ei näy tuloslaskelmassa ennen kuin on myöhäistä. Seuraa kuukausittain, kuinka suuri osa laskutuksesta tulee suurimmalta asiakkaalta, ja hanki rinnalle uusia ennen kuin neuvottelet isosta sopimuksesta. Heikoin neuvotteluasema on se, jossa et voi sanoa ei.

    Suurin asiakas ei myöskään aina ole paras. Hän voi viedä eniten aikaa suhteessa laskutukseen, ja silloin riippuvuus on kaksinkertainen riski. Kannattamattoman asiakkaan tunnistaminen kannattaa tehdä ennen kuin isosta sopimuksesta aletaan neuvotella.

    Yrittäjä teki kaiken itse eikä ehtinyt myydä

    Aloittaja tekee kaiken itse säästääkseen työvoimakuluja. Tämä toimii pieniä aikaa, mutta estää kasvun. Kun jää myyntityöhön liian vähän aikaa, kasvu seisahtuu, vaikka operaatio olisi tehokasta.

    Työn takana oleminen on turvallisuus, mutta se on myös ansa. Yrittäjä voi olla loistava alan ammattilainen, mutta huono yrittäjä, koska ei ole aika myydä ja kehittää liiketoimintaa. Palkkaaminen näyttää kallista, kunnes ymmärtää, että omaa aikaa myyntiin on arvokkaampi investointi.

    Monet yritykset jäävät pieniksi, koska yrittäjä omistaa kaiken tekemisen enkä halua tai kehtaa ottaa apua. Tämä on itsetuhoisesti, mutta psykologisesti ymmärrettävä virhe.

    Kaiken itse tekevän yrittäjän helpoin ensiaskel ei ole palkkaaminen vaan myyntiajan varaaminen kalenteriin. Varaa viikosta kiinteät tunnit tarjouksille ja yhteydenotoille, ja kohtele niitä kuin asiakastapaamisia. Jos myyntiaika jää väliin kolmesti peräkkäin, se kertoo yleensä, että tekemistä on jo liikaa. Silloin avun hankkimista kannattaa miettiä vakavasti.

    Mitkä merkit varoittavat etukäteen

    Jos huomaat nämä merkit, on aika muuttaa strategiaa. Ei ole liian myöhäistä pelastaa yritystä, jos näkee ongelmat ajoissa.

    • Kassan väheneminen kuukausittain vaikka laskut ovat menneet ulos. Tämä on selkein merkki rahavirta-ongelmista. Kassa pitää käydä läpi viikoittain.
    • Hinnoittelu ei nosta marginaaliksi riittävästi. Jos myynnin kasvu ei tuota varaa kasvaa tai palkkaajaa palkata, hinnoittelu on liian matala.
    • Yksi asiakas häiritsee unen. Jos yöllä heräät ajatellen yhtä asiakasta, riski on liian suuri. Se asiakas kontroloi yritystä.
    • Päivät tuntuvat loppumattomilta eikä myynti etene. Tämä merkitsee, että yrittäjä juuttuu operatiiviseen työhön ilman aikaa strategialle.

    Varoitusmerkkejä kannattaa seurata kirjallisesti, koska muisti pehmentää niitä. Kirjaa kerran kuussa samaan paikkaan kassatilanne, suurimman asiakkaan osuus ja myyntiin käytetyt tunnit. Kolme lukua riittää. Kun ne alkavat huonontua samaan suuntaan, älä odota seuraavaa kuukautta vaan ota yhteys kirjanpitäjään tai yritysneuvontaan jo nyt.

    Usein kysytyt kysymykset

    Mikä on yleisin syy yrityksen lopettamiseen?

    Rahavirran lopettaminen tai kannattamattomuus johtuu yleensä liian matalasta hinnoittelusta ja väärästä asiakkaiden koostumuksesta. Nämä kaksi yhdessä muodostavat klassisen kuoleman spiraalin: matala hinta antaa vähän marginaalia, ja jos asiakaspohjalla on suuret, vaatival asiakkaat, yritys juuttuu pitkiin maksujaksoi ilman omaa kassaa.

    Mitä eroa on kannattavuudella ja maksuvalmiudella?

    Kannattavuus tarkoittaa, että tulot ylittävät menot paperilla. Maksuvalmius tarkoittaa, että sinulla on käteistä maksaa laskusi nyt. Yritys voi olla kannattava ja silti kuolla, jos maksuvalmius loppuu. Tämä sekaannos tappaa paljon nuoria yrityksiä.

    Kuinka suuri yksittäinen asiakas saa olla?

    Varoitusmerkki on, kun yksi asiakas edustaa yli 20 prosenttia myynnistä. Entistä parempi on, jos suurin asiakas edustaa alle 10 prosenttia. Hajauttaminen antaa turvallisuutta. Jos olet riippuvainen yhdestä asiakkaasta, sinulla ei ole yrityksesi hallintaa.

    Miten tunnistan ongelmat ajoissa?

    Seuraa kassaa viikoittain, ei vuosittain. Jos kassa pieniltyy, odota et voi odottaa suuria projekteja. Hinnoittele asiakkaat, ja jos näet marginaalit putoavan alle 30 prosentin, on aika muuttaa jotain. Lue kirjanpito kuukausittain ja kysy kirjanpitäjältä, mitä se tarkoittaa.

    Voiko kaatuvan yrityksen vielä pelastaa?

    Kyllä, jos ongelma tunnistetaan ajoissa. Hinnoittelua voi nostaa, asiakkaita voi hajautaa, ja osittainen automatisointi voi vapauttaa myyntiaikaa. Mutta jos yritys on jo syvällä maksuvelvoitteissa ja negatiivisessa kassassa, pelastaminen vaatii ulkopuolista rahoitusta tai omaisuuden myyntiä.

  • Mistä yrityksen kulut oikeasti koostuvat

    Mistä yrityksen kulut oikeasti koostuvat

    Yrityksen kulut koostuvat kiinteistä kuluista, muuttuvista kuluista, omasta palkasta ja piilokuluista, jotka unohtuvat helposti. Yrittäjän kannattaa tuntea kaikki neljä ryhmää, koska kannattavuus syntyy vasta kun ne kaikki on katettu.

    Moni aloittava yrittäjä laskee kuluiksi vain sen, mikä näkyy laskuina. Jäljelle jäänyttä rahaa pidetään voittona, vaikka siitä puuttuu oma palkka, verot ja varautuminen hiljaisiin kuukausiin. Silloin kannattavuus on näennäistä.

    Käymme kulut läpi ryhmittäin ja lopuksi katsomme, miten erotat oikean kannattavuuden hyvästä sattumasta. Summat ovat aina oman yrityksesi, joten niitä ei tässä esitetä.

    Kiinteät kulut juoksevat vaikka myyntiä ei olisi

    Kiinteät kulut maksetaan joka kuukausi riippumatta siitä, paljonko myyt. Ne luovat yrityksesi kuukausittaisen pohjan, joka pitää kattaa ennen kuin yrityksestä jää mitään.

    Kiinteitä kuluja ovat esimerkiksi vuokra, ohjelmistot ja tilaukset, puhelin, vakuutukset, kirjanpito ja yrittäjän pakolliset eläkemaksut. Kun tarkastelet niitä yhdessä, huomaat usein, että moni pieni tilaus kasvaa yhteensä yllättävän suureksi. Käy lista läpi säännöllisesti.

    Kiinteän kulun vaara on se, että sen voi lopettaa vain tietyn irtisanomisajan jälkeen. Sopimukset sitovat, vaikka myynti hiljenisi. Siksi kannattaa miettiä ennen jokaista uutta sitoumusta:

    • tarvitsenko tämän päivittäin vai vain joskus
    • voinko irtisanoa sopimuksen nopeasti
    • onko edullisempi vaihtoehto olemassa

    Hyvä periaate on pitää kiinteät kulut mahdollisimman matalina alkuvaiheessa. Kun myynti on vakiintunut, voit lisätä sitoumuksia harkiten.

    Muuttuvat kulut seuraavat myyntiä

    Muuttuvat kulut kasvavat ja pienenevät myynnin mukana. Ne syntyvät vain, kun teet työtä tai myyt tuotteen, joten ne pienenevät hiljaisina kuukausina ja kasvavat kiireen aikana.

    Tyypillisiä muuttuvia kuluja ovat materiaalit, alihankkijat, matkat, maksupäätteen kulut ja myyntiin sidotut provisiot. Tuotteita myyvällä yrittäjällä suurin muuttuva kulu on yleensä ostettu tavara, palveluyrittäjällä taas alihankinta.

    Muuttuvien kulujen merkitys näkyy kateessa. Kate on myynnin ja muuttuvien kulujen erotus, ja sillä katetaan kiinteät kulut sekä oma palkka. Jos kate on ohut, myynnin kasvattaminen ei yksin ratkaise ongelmaa.

    Tarkista jokaisen tuotteen tai palvelun kate erikseen. Joskus vilkkain tuote on se, joka syö eniten, koska siihen kuluu paljon materiaalia tai aikaa suhteessa hintaan. Katso lisää siitä, miten hinnoittelet palvelusi yksinyrittäjänä.

    Oma palkka on kulu, ei jäännöserä

    Oma palkkasi on yrityksen kulu, ja se pitää kattaa myynnistä ennen kuin voit puhua kannattavuudesta. Jäännöserä, joka jää kun muut kulut on maksettu, ei ole palkka vaan sattumaa.

    Moni yrittäjä ottaa rahaa vasta kun on tilaisuus. Tulos on epäsäännöllinen ja yrityksen todellinen kannattavuus jää hämärän peittoon. Jos nostat vain sen, mitä jää, et tiedä, olisiko sama työ palkkatyönä kannattanut paremmin.

    Aseta itsellesi tavoitepalkka ja kirjaa se osaksi budjettia. Silloin näet, kuinka paljon myyntiä tarvitaan, jotta yritys kantaa sekä kulut että sinut. Toiminimessä palkka ei ole kirjanpidollinen kulu, mutta ajatustasolla se kuuluu laskelmaan joka tapauksessa.

    Taulukkoon on koottu kulutyyppien ero.

    Kulutyyppi Esimerkki Käyttäytyminen
    Kiinteä Vuokra, ohjelmistot, vakuutukset Pysyy samana myynnistä riippumatta
    Muuttuva Materiaalit, alihankinta, matkat Seuraa myyntiä
    Oma palkka Tavoitetulo ja sosiaaliturva Pitää kattaa ennen voittoa
    Piilokulu Hiljaiset kuukaudet, uusiminen Syntyy epäsäännöllisesti

    Piilokulut jotka unohtuvat budjetista

    Piilokulut ovat menoja, joita ei muista budjetoida, mutta jotka tulevat varmasti vastaan. Niitä ovat esimerkiksi varautuminen hiljaisiin kuukausiin, laitteiden uusiminen ja veroihin varattava osuus tuloksesta.

    Piilokulut syntyvät siitä, että arvio perustuu parhaaseen mahdolliseen kuukauteen. Todellisuudessa vuoteen mahtuu laskuja, jotka tulevat harvoin mutta suurina. Tuore yrittäjä huomaa ne yleensä vasta kun ne osuvat omalle kohdalle.

    Muista erityisesti nämä:

    • verovaraus, joka kertyy tuloksesta jo ennen veroilmoitusta
    • laitteiden, ohjelmien ja työkalujen uusiminen
    • oma loma ja sairausaika, jolloin laskutus on nolla
    • maksuviiveet, jotka venyttävät kassaa
    • kirjanpidon ja neuvonnan kulut

    Hyvä tapa on siirtää piilokuluja varten kuukausittain osa tuloista erilliselle tilille. Näin yllättävä lasku ei vaaranna yrityksen arkea. Pohdi myös tulevaa kasvua: ensimmäinen työntekijä muuttaa kulurakenteen kokonaan.

    Näin erotat kannattavan kuukauden sattumasta

    Kuukausi on kannattava vasta, kun myynti kattaa muuttuvat kulut, kiinteät kulut, oman palkkasi ja verovarauksen. Pelkkä positiivinen tilisaldo ei todista mitään.

    Yksi hyvä kuukausi voi johtua yhdestä isosta laskusta tai viivästyneestä menosta. Silloin tulos on sattumaa, ei toimivaa liiketoimintaa. Vertaa siksi kuukausia toisiinsa ja katso useamman jakson keskiarvoa, älä vain viimeisintä.

    Seuraa kolmea lukua. Ensimmäinen on kate, eli paljonko myynnistä jää muuttuvien kulujen jälkeen. Toinen on kiinteiden kulujen taso. Kolmas on se myynnin määrä, jolla yritys juuri ja juuri kattaa kaiken, eli kannattavuusraja.

    Kun tunnet nämä kolme, voit päättää järkevästi hinnoista, tarjonnasta ja palkkaamisesta. Jos kannattavuusraja ylittyy vain hyvinä kuukausina, yrityksellä on rakenteellinen ongelma, joka ei korjaudu pelkällä toivolla.

    Usein kysytyt kysymykset

    Mitkä ovat yrityksen tyypillisimmät kiinteät kulut?

    Tyypillisiä kiinteitä kuluja ovat vuokra, ohjelmistot ja tilaukset, vakuutukset, puhelin- ja nettiyhteydet, kirjanpito sekä yrittäjän pakolliset eläkemaksut. Ne maksetaan joka kuukausi tai vuosi myynnistä riippumatta. Käy lista läpi säännöllisesti ja karsi tilaukset, joita et käytä.

    Pitääkö oma palkka laskea kuluksi?

    Kannattavuuden laskelmassa pitää, vaikka kirjanpito ei aina käsittele sitä kuluna. Jos oma palkka ei sisälly laskelmaan, yritys näyttää kannattavammalta kuin on. Aseta tavoitepalkka osaksi budjettia ja katso, riittääkö myynti kattamaan sen kulujen lisäksi.

    Mitä piilokuluja aloittavalla yrittäjällä on?

    Aloittavan yrittäjän piilokuluja ovat veroihin varattava osuus, laitteiden uusiminen, oma loma ja sairausaika, maksuviiveet sekä kirjanpidon ja neuvonnan kulut. Ne eivät näy kuukausilaskuissa, mutta ne tulevat varmasti. Varaa kuukausittain osa tuloista erilliselle tilille valmiiksi.

    Miten seuraan kuluja käytännössä?

    Kirjaa jokainen kulu heti, kun se syntyy, ja luokittele se kiinteäksi tai muuttuvaksi. Käy tulos läpi kerran kuussa ja vertaa edelliseen jaksoon. Tarkka ja säännöllinen seuranta paljastaa trendit ajoissa, kun taas kerran vuodessa tehty tarkistus paljastaa ne liian myöhään.

    Milloin kulut ovat liian suuret suhteessa myyntiin?

    Kulut ovat liian suuret, kun myynnistä ei jää kattamaan oman palkan, verojen ja varautumisen osuutta. Tarkka suhde vaihtelee alan mukaan, joten vertaa omaa tilannettasi saman alan yrittäjien kokemuksiin. Selvä merkki on se, että kassa on jatkuvasti tyhjä, vaikka työtä riittää.