Ensimmäinen työntekijä edellyttää työnantajarekisteröitymistä, työsopimusta, palkan sivukulujen maksua ja lakisääteisiä vakuutuksia. Lisäksi sinun pitää noudattaa alan työehtosopimusta ja järjestää työterveyshuolto.
Yksinyrittäjänä olet tottunut päättämään kaiken itse. Työnantajana vastuu kasvaa, koska toisen ihmisen toimeentulo, turvallisuus ja oikeudet riippuvat sinusta. Lainsäädäntö asettaa tarkat velvoitteet, joita et voi sivuuttaa kokemattomuuteen vedoten.
Alla on yleiskuva siitä, mitä pitää hoitaa. Luvut ja määräajat jätetään tarkoituksella pois, koska ne päivittyvät. Tarkista ne aina viranomaisilta.
Työnantajaksi rekisteröityminen ja ilmoitukset
Ennen kuin maksat ensimmäisen palkan, sinun pitää rekisteröityä työnantajaksi Verohallinnolle ja hoitaa työeläkevakuutus. Palkoista tehdään myös säännölliset ilmoitukset viranomaisille.
Rekisteröityminen on käytännössä lomake, mutta se avaa velvollisuuksien sarjan. Verohallinto tarvitsee tiedon siitä, että maksat palkkaa, jotta se osaa odottaa ennakonpidätyksiä ja sosiaaliturvamaksuja. Palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin määräajassa.
Käytännössä ensimmäinen palkanmaksu etenee seuraavassa järjestyksessä:
- rekisteröidy työnantajaksi Verohallinnolle
- järjestä työntekijän lakisääteinen työeläkevakuutus
- laske palkka ja toimita ennakonpidätys
- ilmoita palkkatiedot tulorekisteriin määräajassa
Moni ensikertalainen unohtaa viimeisen vaiheen. Myöhästynyt ilmoitus voi johtaa seuraamuksiin, joten merkitse määräajat kalenteriin heti.
Tavallisin virhe on aloittaa työ ennen kuin rekisteröinti on valmis. Palkanmaksu voi viivästyä ja ilmoitukset jäädä tekemättä, jos järjestelmät eivät ole kunnossa ensimmäisenä työpäivänä. Hoida siis rekisteröinti ja eläkevakuutus ensin ja sovi työn alkamispäivä vasta sen jälkeen. Ajantasaiset vaatimukset löydät Verohallinnon ohjeista.
Työsopimus ja alan työehtosopimus
Työsuhteen ehdot määräytyvät työsopimuksesta, työlainsäädännöstä ja usein alan työehtosopimuksesta. Työehtosopimus voi sitoa sinua, vaikka et kuuluisi työnantajaliittoon, jos se on yleissitova.
Työsopimus voi olla suullinen, mutta kirjallinen on turvallisin. Työnantajalla on velvollisuus antaa työntekijälle selvitys keskeisistä ehdoista, ja kirjallinen sopimus hoitaa sen yhdellä kertaa. Kirjaa siihen työtehtävät, työaika, palkka ja mahdollinen koeaika.
Selvitä heti alkuun, onko alallasi yleissitova työehtosopimus. Se määrittelee vähimmäispalkan, lisät, työajan ja lomat. Tarkista sisältö oman alan liitosta tai Työ- ja elinkeinoministeriön tietopalveluista, älä oleta.
Koeaika, määräaikaisuus ja irtisanominen ovat alueita, joissa virheet tulevat kalliiksi. Lue säännöt ennen kuin allekirjoitat mitään. Tutustu myös siihen, millainen yhtiömuoto sopii työnantajalle.
Yleissitova työehtosopimus koskee työntekijää, vaikka kumpikaan osapuoli ei olisi siitä kuullut. Siksi on tavallista sopia palkasta suullisesti ja huomata myöhemmin, että sopimus asettaa alarajan. Selvitä vähimmäisehdot ennen tarjousta. Poikkeus on ala, jolla sitovaa sopimusta ei ole: silloin ehdot määräytyvät lain ja työsopimuksen perusteella.
Palkan sivukulut tulevat palkan päälle
Sivukulut ovat työnantajan maksuja, jotka tulevat työntekijän palkan päälle. Ne nostavat työntekijän todellisen hinnan selvästi palkan yläpuolelle, joten palkkaa ei voi mitoittaa pelkän bruttopalkan mukaan.
Sivukuluihin kuuluvat tavallisesti työeläkemaksu, sosiaaliturvamaksu, työttömyysvakuutusmaksu ja tapaturmavakuutusmaksu. Lisäksi alan työehtosopimus voi vaatia esimerkiksi ryhmähenkivakuutuksen. Prosentit ja perusteet vaihtelevat, ja ne päivittyvät, joten tarkista ne ajantasaisesti.
Palkan lisäksi kuluja syntyy lomista ja sairausajasta. Lomapalkka maksetaan, vaikka työntekijä ei ole töissä. Sairausajan palkka maksetaan laissa ja sopimuksessa sovitun ajan. Nämä kulut kertyvät hiljaa ja yllättävät ne, jotka laskivat vain kuukausipalkan.
Laske työntekijän kokonaiskustannus ennen palkkaamista. Käytä mukana sivukulujen kokonaisuutta ja lisää työvälineet, työtila ja perehdytyksen aika. Vertaa lopuksi siihen, mitä työntekijä tuo yritykselle. Lisää kulurakenteesta voit lukea artikkelista mistä yrityksen kulut koostuvat.
Sivukulut unohtuvat helpoimmin, kun palkkaa pohditaan hinnoittelun kautta. Moni laskee tuntihinnan sen mukaan, mitä työntekijä saa käteen, ja huomaa vasta myöhemmin työnantajan kokonaiskustannuksen olevan selvästi suurempi. Pidä laskelmassa erillään nettopalkka, bruttopalkka ja työnantajan maksut. Tarkista ajantasaiset maksuosuudet Verohallinnolta ja vakuutuksen tarjoajalta ennen sitoutumista.
Vakuutukset ja työterveyshuolto
Työnantajan on otettava työntekijälle lakisääteinen tapaturmavakuutus ja järjestettävä ennaltaehkäisevä työterveyshuolto. Molemmat koskevat jo yhtä työntekijää, eikä pieni koko vapauta velvollisuudesta.
Tapaturmavakuutus korvaa työtapaturmat ja ammattitaudit. Työterveyshuollon sisältö vaihtelee riskien ja alan mukaan. Pohjana on työpaikkaselvitys ja toimintasuunnitelma, jotka palvelun tuottaja yleensä laatii yhdessä kanssasi.
Tarkista vakuutusyhtiöltä ja työterveyshuollon palveluntuottajalta ainakin nämä:
- mitä lakisääteinen vakuutus kattaa
- mitä työehtosopimus lisäksi vaatii
- mitä ehkäisevä työterveyshuolto sisältää
- mitä on vapaaehtoinen sairaanhoito ja onko se tarpeen
Vapaaehtoinen sairaanhoito ei ole pakollista, mutta se voi vähentää poissaoloja ja houkutella hakijoita. Päätä siitä vasta, kun olet nähnyt ajantasaiset ehdot ja kustannukset.
Vakuutukset kannattaa järjestää ennen ensimmäistä työpäivää, ei vasta tapaturman jälkeen. Jälkikäteen hoidettuna asia voi tuoda seuraamuksia, ja työntekijä jää epävarmaan asemaan. Jos joudut valitsemaan, aloita lakisääteisistä vakuutuksista ja ennaltaehkäisevästä työterveyshuollosta. Vapaaehtoiset lisät ovat harkinnan asia, ja niistä päätät vasta kun perusasiat on hoidettu.
Milloin palkkaaminen on oikeasti ajankohtaista
Palkkaaminen on ajankohtaista, kun työtä on pysyvästi enemmän kuin ehdit tehdä ja yrityksen kassa kestää uuden kiinteän kulun myös hiljaisina kuukausina.
Kiire ei vielä riitä syyksi. Jos työ on kausittaista tai epävarmaa, alihankkija tai määräaikainen apu voi olla turvallisempi ratkaisu. Palkkaaminen tuo pysyvän kuluerän, jonka sitoumus jatkuu myös silloin, kun myynti hiljenee.
Kysy itseltäsi kolme asiaa. Riittääkö kassa pariksi kuukaudeksi ilman uutta myyntiä? Onko työtä oikeasti jatkuvasti vai vain tällä hetkellä? Pystynkö perehdyttämään ja johtamaan ihmistä ilman, että oma työni kärsii?
Osa-aikainen työntekijä on usein hyvä ensimmäinen askel, koska kuluriski on pienempi ja voit testata, toimiiko yhteistyö. Muista silti, että osa-aikainenkin työsuhde tuo samat velvollisuudet. Aloita siksi vasta, kun olet käynyt läpi koko ketjun.
Kokeile ennen päätöstä laskea, mitä tapahtuu hiljaisena kuukautena. Jos palkka ja sivukulut tulisivat silloinkin maksettua ilman, että kassa romahtaa, palkkaaminen on turvallisella pohjalla. Jos et ole varma, kokeile ensin alihankkijaa tai määräaikaista apua. Tavallinen virhe on palkata kiireen keskellä ja huomata vasta myöhemmin, ettei myynti kanna.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä ilmoituksia työnantajan pitää tehdä?
Työnantajan pitää rekisteröityä Verohallinnolle, hoitaa työeläkevakuutus ja ilmoittaa maksetut palkat tulorekisteriin määräajassa. Lisäksi tehdään ennakonpidätykset ja maksetaan sosiaaliturvamaksut. Tarkat vaatimukset ja aikataulut löydät Verohallinnon ohjeista, ja ne kannattaa käydä läpi ennen ensimmäistä palkanmaksua.
Paljonko palkan sivukulut lisäävät kustannusta?
Sivukulut lisäävät työntekijän kokonaiskustannusta selvästi palkan päälle, koska mukaan tulevat työeläke-, sosiaaliturva-, työttömyys- ja tapaturmavakuutusmaksut sekä lomat ja sairausajan palkka. Tarkat prosentit muuttuvat, joten tarkista ne Verohallinnolta ja vakuutusyhtiöltä ennen laskelman tekoa.
Tarvitseeko työsopimuksen olla kirjallinen?
Laki sallii suullisen sopimuksen, mutta työnantajan pitää antaa selvitys keskeisistä ehdoista. Kirjallinen sopimus hoitaa molemmat kerralla ja ehkäisee riitoja. Kirjaa siihen palkka, työaika, tehtävät ja koeaika sekä alan työehtosopimuksen mahdollinen soveltaminen.
Mitä työterveyshuolto vaatii?
Työnantajan on järjestettävä ennaltaehkäisevä työterveyshuolto, joka perustuu työpaikan riskien selvitykseen ja toimintasuunnitelmaan. Palvelun tuottaja auttaa laatimaan ne. Vapaaehtoinen sairaanhoito on erillinen lisä, jonka voit halutessasi ottaa. Tarkista sisältö ja ehdot palveluntuottajalta.
Kannattaako ensimmäinen työntekijä palkata osa-aikaisena?
Usein kannattaa, koska kuluriski on pienempi ja voit testata yhteistyön toimivuutta. Osa-aikainen työsuhde tuo silti samat työnantajan velvollisuudet, kuten rekisteröitymisen, vakuutukset ja ilmoitukset. Lisää tunteja voit antaa myöhemmin, kun työtä ja kassaa on riittävästi.